Toxische Kollegen: Umgang in 4 Schritten und Formulierungen

Toxische Kollegen erkennen Sie an Mustern, nicht an einzelnen schlechten Tagen, und im Umgang helfen vier Schritte: das Verhalten beschreiben statt die Person bewerten, eine ruhige Grenze setzen, Vorfälle kurz festhalten und Unterstützung holen, wenn sich das Muster wiederholt. Hier finden Sie eine Einordnung, Formulierungen für typische Situationen, fünf Techniken für angespannte Momente und eine klare Stufenleiter für den Fall, dass ein Gespräch nicht reicht.

Kurz gesagt:

• Achten Sie auf Muster über längere Zeit, nicht auf einen schlechten Tag.
• Antworten Sie ruhig, kurz, sachlich und mit einer klaren Grenze.
• Notieren Sie, was passiert ist, wer dabei war und welche Folgen es hatte.
• Machen Sie bei Lästereien nicht mit und kopieren Sie das Verhalten nicht.
• Bei Beleidigung, Drohung oder Angst vor Nachteilen holen Sie sofort offizielle Hilfe.

In diesem Artikel · 11 Min. Lesezeit

1. Was sind toxische Kollegen, und was nicht?
2. Toxische Kollegen: Umgang in vier Schritten
3. Was Sie sagen können: Formulierungen für typische Situationen
4. Fünf Techniken für angespannte Momente
5. Was unser Buch dazu beiträgt
6. Ist die Kritik berechtigt? Ein Check vor der Reaktion
7. Halten Sie Vorfälle fest
8. Sorgen Sie für sich selbst
9. Wenn ein Gespräch nicht reicht: eine Stufenleiter
10. Für wen es sich eignet
11. Wichtige Begriffe
12. Häufige Fragen zu toxischen Kollegen
13. Quellen

Was sind toxische Kollegen, und was nicht?

Eine medizinische Definition gibt es nicht, deshalb hilft es, Verhalten zu beschreiben. Laut Karrierebibel fallen toxische Mitarbeiter selten sofort auf. Typisch sind Lästern und Gerüchte, Intrigen, Schuldzuweisungen, Zynismus, passiv-aggressives Verhalten und Blockaden. Wichtig ist der Zusatz des Artikels: Entscheidend sei „nicht das einzelne Verhalten, sondern die Häufung solcher Muster über einen längeren Zeitraum“. Ein Kollege, der gestresst, direkt oder erschöpft ist, ist deshalb noch nicht toxisch.

Die Weltgesundheitsorganisation nennt Gewalt, Belästigung oder Mobbing als psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz, ebenso eine Organisationskultur, die negatives Verhalten duldet (WHO, Mental health at work). Was Menschen „toxisch“ nennen, ist also oft ein Verhaltensmuster und manchmal ein Umfeld, das es weiterlaufen lässt.

Die schwerste Form, Mobbing, ist nicht selten. In einer landesweiten Umfrage des Workplace Bullying Institute von 2021 gaben 30 % der Beschäftigten an, bei der Arbeit gemobbt worden zu sein, und 49 % waren betroffen, entweder selbst oder als Zeugen. Die Täter waren in 65 % der Fälle Vorgesetzte und in 21 % Kollegen (Workplace Bullying Institute, 2021, auf Englisch).

Zwei Fragen helfen bei der Einordnung. Wiederholt sich das Verhalten, und zwar mit derselben Person? Und schadet es Ihrer Arbeit, Ihrer Gesundheit oder anderen? Lautet beide Male die Antwort ja, lohnt es sich zu handeln, Schritt für Schritt.

Toxische Kollegen: Umgang in vier Schritten

Die Ratschläge der Quellen überschneiden sich stark. Die Karrierebibel empfiehlt, konkrete Vorfälle mit Datum und Auswirkungen zu dokumentieren, Probleme früh und unter vier Augen anhand beobachtbarer Beispiele anzusprechen und klare Grenzen zu formulieren. Die Deutsche Handwerks-Zeitung berichtet von einem Stufenvorgehen nach dem Stanford-Professor Robert I. Sutton: zuerst ausweichen, dann wo nötig wehren, und erst wenn es keinen anderen Ausweg gibt, kündigen. Daraus werden vier Schritte.

1. Beschreiben Sie das Verhalten, nicht die Person. Statt „er ist toxisch“ notieren Sie: „In den letzten drei Besprechungen hat er mich unterbrochen und meine Idee als seine ausgegeben.“ Gegen eine Beobachtung lässt sich schwerer argumentieren als gegen ein Etikett, und sie hält Sie ruhig.
2. Setzen Sie eine Grenze, kurz. Ein Satz genügt: „Über das Projekt spreche ich gern, über Kollegen nicht.“ Sie müssen sich nicht lange rechtfertigen. Die Deutsche Handwerks-Zeitung nennt auch praktische Wege, Kontakt zu verringern, zum Beispiel Nachrichten nicht sofort zu beantworten, sofern nichts dringend ist.
3. Halten Sie Vorfälle fest. Notizen machen ein späteres Gespräch mit Ihrer Führungskraft viel klarer (siehe unten).
4. Sprechen Sie, und holen Sie bei Bedarf andere dazu. Wenn Sie sich sicher fühlen, sagen Sie der Person sachlich, wie ihr Verhalten auf Sie wirkt. Hält es an, wenden Sie sich an Ihre Führungskraft oder die Personalabteilung. Die Deutsche Handwerks-Zeitung rät außerdem, sich Verbündete im Kollegium zu suchen.

Bleiben Sie professionell: Wer aus der Hitze des Moments reagiert, nährt den Konflikt meist eher. Ruhig und sachlich zu bleiben ist zugleich Ihr bester Schutz, falls die Lage später geprüft wird.

Die Führungsforscherin Christine Porath, die Unhöflichkeit am Arbeitsplatz untersucht, zeigt in ihrem TED-Vortrag, was respektloses Verhalten Menschen und Teams kostet und wie viel kleine Gesten des Respekts bewirken. Eine gute Erinnerung daran, dass das eigene Verhalten Teil der Antwort ist.

Was Sie sagen können: Formulierungen für typische Situationen

Das sind Ausgangspunkte. Ändern Sie die Worte, bis sie zu Ihnen passen, und sprechen Sie ruhig.

Worte, die Streit anfachen: „immer“ und „nie“, Sarkasmus, eine lauter werdende Stimme und das Aufwärmen alter Fehler. Die Karrierebibel erinnert außerdem daran, zuzuhören: Hinter schwierigem Verhalten können Überlastung oder private Probleme stehen. Das entschuldigt nichts, kann aber helfen, den Ton des Gesprächs zu wählen.

Fünf Techniken für angespannte Momente

Die Sicht von Berthold Wegener

In Ausdrucksweise verbessern und Wortschatz erweitern widmet Berthold Wegener ein Kapitel Streitigkeiten, Auseinandersetzungen und Provokationen. Neben elf allgemeinen Regeln nennt er fünf Techniken für einen Streit. So können sie im Umgang mit einem schwierigen Kollegen klingen, in unseren eigenen Worten:

• Zerkratzte Schallplatte. Wiederholen Sie ruhig denselben Satz, ohne neue Argumente. „Ich verstehe. Ich brauche den Bericht trotzdem bis Donnerstag.“
• Scheinkapitulation. Geben Sie ehrlich in einem Punkt nach, der Ihnen weniger wichtig ist, um den wichtigeren zu halten. „Sie haben recht, ich habe spät geantwortet. Ich möchte trotzdem eine Antwortzeit vereinbaren.“
• Vertagen. Sind die Gefühle hoch, verschieben Sie das Gespräch. „Lassen Sie uns um 15 Uhr weitermachen, wenn wir beide nachgedacht haben.“
• Nachfragen. Fragen Sie nach Einzelheiten, statt sich zu verteidigen. „Was genau hat Sie gestört? Können Sie ein Beispiel nennen?“
• Der Blick von außen. Treten Sie gedanklich aus dem Streit heraus, beschreiben Sie wie eine Beobachterin, was gerade passiert, und schlagen Sie eine Lösung auf Grundlage der Fakten vor. „Wir sind beide laut geworden. Schauen wir uns die drei Fristen an und prüfen, welche sich verschieben lässt.“

Bei einer feindseligen Person rät das Buch, die Sache von der Person zu trennen, Schreien und Sarkasmus zu vermeiden und in Ich-Botschaften zu sprechen. Sein Kapitel über Durchsetzungsvermögen ergänzt Gewohnheiten, die hier helfen: in Situationen mit geringem Risiko anfangen, kurz und direkt sein, ruhig bleiben und sich nicht für eigene Bedürfnisse entschuldigen.

Was unser Buch dazu beiträgt

Unser Buch Ausdrucksweise verbessern und Wortschatz erweitern von Berthold Wegener ist ein allgemeines Handbuch zur Alltagskommunikation in 21 Kapiteln. Ein Kapitel erklärt, warum gute Kommunikationsfähigkeiten helfen, Grenzen gegenüber toxischen Menschen zu setzen, ein weiteres behandelt Streit und Provokationen, und das letzte wendet alles auf zehn Alltagssituationen an, darunter Kollegen und Chef. Die meisten Kapitel schließen mit Übungen, die Sie allein machen können.

Es ist ein praktisches Handbuch, kein Therapiebuch: Es behandelt keine klinischen Probleme und nennt Autoren, ohne genaue Quellenangaben. Eine Hörbuchfassung gibt es ebenfalls. Wie unsere anderen Titel ist es bei Amazon als Taschenbuch und Kindle-Ausgabe erhältlich, wo die Rezensionen der Leserinnen und Leser zeigen, wie andere damit gearbeitet haben.

Ist die Kritik berechtigt? Ein Check vor der Reaktion

Toxisches Verhalten kommt manchmal als Kritik daher, und nicht jede Kritik ist toxisch. Das Buch schlägt drei Prüffragen vor: Kommt sie von einer kompetenten Person, die Sie schätzen? Geht es um Fakten statt um Sie als Mensch? Und ist sie uneigennützig, das heißt, der andere hat nichts davon? Lautet die Antwort überwiegend nein, können Sie sich bedanken und es gut sein lassen. Lautet sie ja, steckt vielleicht etwas Lehrreiches darin, auch wenn der Ton schwierig war. So vermeiden Sie zwei Fallen: jede harte Bemerkung zu Herzen zu nehmen und jede Bemerkung als „toxisch“ abzutun.

Halten Sie Vorfälle fest

Ein Protokoll ist keine Beweissammlung gegen jemanden. Es hilft Ihnen, sachlich zu bleiben und sich an Einzelheiten zu erinnern, wenn Sie mit Ihrer Führungskraft sprechen. Die Apotheken Umschau empfiehlt bei Mobbing ein „Mobbing-Tagebuch“, in dem man Täter oder Täterin, Zeugen, Ort, Zeit und Situation festhält. Halten Sie es kurz, schreiben Sie am selben Tag und nur Fakten:

Bewahren Sie es privat auf, nicht auf einem gemeinsamen Firmenlaufwerk. Wenn Sie später mit Ihrer Führungskraft oder der Personalabteilung sprechen, bringen Sie zwei bis drei klare Beispiele mit statt einer langen Liste.

Sorgen Sie für sich selbst

Dauerhafte Negativität in der Nähe zehrt. Praktische Wege: den Kontakt auf das beschränken, was die Arbeit braucht, echte Pausen machen, Kontakte zu vertrauten Kollegen pflegen und mit jemandem außerhalb der Arbeit über das Erlebte sprechen. In einer YouGov-Umfrage vom März 2021 unter gut 2.000 Befragten gaben 29 Prozent an, schon einmal Mobbing im Job erlebt zu haben (Apotheken Umschau, 2022). Sie sind also mit solchen Erfahrungen nicht allein. Bemerken Sie Schlafstörungen, Herzklopfen vor der Arbeit oder anhaltende Anspannung, sprechen Sie mit einer Ärztin oder einem Arzt oder mit einem Psychologen. Wenn Sie in Not sind, finden Sie über das internationale Verzeichnis Find a Helpline eine Hilfsnummer.

Wenn ein Gespräch nicht reicht: eine Stufenleiter

Steigen Sie nur so hoch wie nötig:

1. Sprechen Sie direkt, ruhig und unter vier Augen, mit den Formulierungen oben. Laut Apotheken Umschau (unter Verweis auf eine Broschüre der Bundesanstalt für Arbeitsschutz) lässt sich im Anfangsstadium mit Selbsthilfe, etwa einem klärenden Gespräch, am meisten erreichen.
2. Wenden Sie sich an Ihre Führungskraft, mit Ihren Notizen. Bitten Sie um ein Gespräch über Regeln im Team, nicht um eine Bestrafung.
3. Nutzen Sie die offiziellen Wege Ihres Betriebs (Personalabteilung, Arbeitnehmervertretung, Beschwerdeverfahren). Die Apotheken Umschau nennt hier Beschwerden bei Betriebsrat und Personalabteilung.
4. Überlegen Sie Ihre Optionen. Wenn das Umfeld das Verhalten weiterlaufen lässt und Ihre Gesundheit leidet, kann ein Wechsel von Team oder Stelle eine vernünftige Wahl sein. Das ist eine Entscheidung, keine Niederlage.

Mobbing, Diskriminierung, Drohungen und Gewalt sind keine „schwierigen Kollegen“. In solchen Fällen wenden Sie sich direkt an die offiziellen Stellen und an Menschen, die Sie schützen können.

Mehr zu schwierigen Gesprächen finden Sie in unseren Artikeln Konflikte am Arbeitsplatz lösen, selbstbewusst auftreten und Nein sagen lernen. Weitere Ratgeber gibt es im Blog von Books Go Publications, weitere Bücher auf der Startseite von Books Go Publications.

Für wen es sich eignet

Diese Schritte helfen allen, die mit jemandem zusammenarbeiten, dessen Verhalten immer wieder schadet.

• Beschäftigte in Teams unter Druck: Die Formulierungen und den kurzen Grenzsatz nutzen, denn eine ruhige, vorbereitete Antwort verhindert, dass ein angespannter Moment eskaliert.
• Neue Führungskräfte: Sich auf Notizen und ein Gespräch über Teamregeln stützen, damit es um Verhalten geht und alle Beteiligten geschützt sind.
• Beschäftigte im Homeoffice oder hybrid: Daten, Nachrichten und Termine festhalten, damit Probleme in Videocalls und Chats so klar sind wie im Büro.
• Menschen, die Konflikten ausweichen: Die fünf Techniken zuerst in harmlosen Momenten üben, damit die Worte bereitliegen, wenn es darauf ankommt.

Wichtige Begriffe

• Toxisches Verhalten: ein wiederkehrendes Muster wie Lästern, Abwerten oder Schuldzuweisungen, das Arbeit, Gesundheit oder anderen schadet.
• Grenze: was Sie akzeptieren und was nicht, kurz und ruhig ausgesprochen.
• Zerkratzte Schallplatte: denselben Satz ruhig wiederholen, ohne neue Argumente hinzuzufügen.
• Mobbing: wiederholte Schikane gegen eine Person bei der Arbeit, bei der offizielle Hilfe angebracht ist.
• Psychosoziale Risiken: Merkmale der Arbeit, etwa Belästigung oder eine Kultur, die negatives Verhalten duldet, die der psychischen Gesundheit schaden können.

Häufige Fragen zu toxischen Kollegen

Woran erkenne ich, ob ein Kollege wirklich toxisch ist?

Achten Sie auf ein Muster. Lästern, Abwerten, Schuldzuweisungen oder fremde Ideen als eigene auszugeben über Wochen ist etwas anderes als ein schlechter Tag. Schadet das Verhalten Ihrer Arbeit, Ihrer Gesundheit oder anderen, ist es wert, darauf zu reagieren, egal wie Sie es nennen.

Sollte ich einen toxischen Kollegen direkt ansprechen?

Manchmal. Wenn Sie sich sicher fühlen, gibt ein ruhiges Gespräch unter vier Augen, das Verhalten und Wirkung beschreibt, der Person die Chance, sich zu ändern. Befürchten Sie eine feindselige Reaktion oder ist das Verhalten bedrohlich, lassen Sie den Schritt aus und gehen zu Ihrer Führungskraft oder einer offiziellen Stelle.

Was, wenn mein Vorgesetzter toxisch ist?

Führen Sie Notizen, bleiben Sie sachlich und suchen Sie Unterstützung bei der Personalabteilung, bei einer Mentorin oder bei einer Vertretung außerhalb Ihrer direkten Linie. Beschreiben Sie die Wirkung auf die Arbeit. Handelt es sich um Belästigung oder Mobbing, nutzen Sie die offiziellen Wege ohne Verzögerung.

Darf ich einem toxischen Kollegen aus dem Weg gehen?

Den Kontakt auf das Nötige zu beschränken ist eine legitime Grenze. Völlige Vermeidung ist schwer, wenn Sie täglich zusammenarbeiten. Vereinbaren Sie kurze, klare Kanäle, etwa E-Mail für Aufgaben, und bleiben Sie sonst höflich und knapp.

Was, wenn andere Kollegen mitmachen?

Antworten Sie nicht mit eigenem Lästern. Bleiben Sie ruhig und sachlich und überlegen Sie, mit einer vertrauten Kollegin zu sprechen, die es ebenfalls erlebt hat. Eine gemeinsame, ruhig vorgebrachte Sorge lässt sich schwerer abtun als eine einzelne Beschwerde.

Wann sollte ich ans Gehen denken?

Wenn Ihre Gesundheit leidet, sich trotz der Schritte oben nichts ändert und der Betrieb nicht reagiert. Zu gehen ist eine persönliche Entscheidung, und man kann sich in Ruhe darauf vorbereiten: Lebenslauf aktualisieren, mit Vertrauten sprechen, sich Zeit für eine bessere Stelle nehmen.

Quellen

• Workplace Bullying Institute, „2021 WBI U.S. Workplace Bullying Survey“ (auf Englisch)
• Karrierebibel, „Toxische Mitarbeiter: Der richtige Umgang mit Giftspritzen“
• Apotheken Umschau, „Mobbing am Arbeitsplatz? Was Sie tun können“, 2022
• Deutsche Handwerks-Zeitung, Beitrag über den Umgang mit ätzenden Kollegen, 2023
• Weltgesundheitsorganisation, „Mental health at work“